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Guia sencilla para organizarte



Por Amaris Peraza

Estoy muy emocionada por poder llegar a 10 mil suscriptores en Instagram y por eso les quiero dejar como regalo una guía sencilla para que comiencen a organizarte y te conviertas en una persona súper productiva.

Comencemos


Primero lo primero

Siempre les he dicho que tener claras las prioridades es lo vital. Y el sistema Ivy Lee creado por Charles M. Schwab uno de los hombres más ricos del mundo y presidente de la Bethlehem Steel Corporation, el mayor constructor naval del mundo y el segundo mayor productor de acero en América en 1918.

El método consiste en que al final de cada jornada laboral, escribe las seis cosas más importantes que necesitas para conseguir tus objetivos del siguiente día.  No escribas más de seis tareas a cumplir.

Prioriza esas seis tareas en orden de importancia.

Al comenzar tu día de trabajo el día siguiente, concéntrate únicamente en la primera tarea. Trabaja en ella hasta terminarla antes de comenzar con la siguiente.

Continúa del mismo modo con el resto de las tareas. Al final del día, mueve las tareas que quedaron pendientes a una nueva lista para completar el día siguiente. Repite este proceso cada día laboral.

Sí, las emergencias y las distracciones inesperadas surgirán. Ignóralas en la medida de lo posible, lidia con ellas cuando sea necesario y vuelve a tu lista de prioridades tan pronto como puedas.

El método de Lee es similar a la regla 25-5 de Warren Buffet, el cual requiere centrarse únicamente en cinco tareas críticas e ignorar todo lo demás. Básicamente, si no te comprometes a nada, todo te distrae.

El método de Lee requiere que realices una tarea a la vez. La sociedad moderna está obsesionada con el multitasking. El mito de la multifuncionalidad se basa en la creencia de que estar ocupado es sinónimo de ser productivo. Nada podría estar más alejado de la realidad.





Organiza tu semana

Tener una planificación semanal es sencilla, anota las actividades fijas que tienes en tu agenda (no se lo dejes a la memoria) y si lo puedes hacer con etiquetas o colores para saber que es laboral, familiar y personal mucho mejor.

Luego anotas las actividades y reuniones en lápiz por confirmar de manera que las puedas mover, anota el tiempo que inicia y que termina, además de poner tiempos de back up entre cada reunión si es en la misma oficina de 30 minutos, si tienes que trasladarte una hora por cualquier imprevisto. Sino tienes ninguna imprevisto adelanta trabajo.




Adiós a los distractores

Los distractores son uno de los graves problemas que tenemos a diario en nuestro día a día, así que te dejo estas herramientas:

1. Exceso de documentos Este es el enemigo más fácil de reconocer debido a que tu escritorio siempre lo encontraras tapizado con documentos para ser revisados. Ordénalos como, importantes, leídos, revisados o por procesar. Esto también vale para tu escritorio en tu computadora

2. Planificación escasa Si en tu vida diaria dentro de la organización donde laboras no cuentas con una lista de chequeo para actividades diarias, semanales y mensuales, estás trabajando sin dirección y enfrentas a un enemigo no te dejara fluir con tus tareas.

3. Actividades triviales Si construyes una lista de actividades que consideres triviales y al terminar el día sintiéndote agotado y que no hiciste nada. Esas trabas mínimas, aunque parezcan obligatorias, pueden frustrar cualquier proyecto importante.

Así que la clave es tener tus prioridades, tienes la opción del método iVy Lee o estar articulo que publique https://www.amaperaza.com/blog/como-es-eso-de-prioridades

4. Delegar poco Dicen que el secreto para hacer más es hacer menos pero mejor. Ese "hacer menos" significa delegar, empoderar a nuestros pares y colaboradores para que sumen en las actividades de tu día a día. Este rival se instala en tu mente y no te deja ver que existen personas que pueden hacer que tu jornada sea más productiva

5. Celular y redes sociales Hace años este enemigo no existía, lo creo la modernidad.  ¿Cuantas veces miras el celular o revisas Facebook? Tu respuesta te dirá si a veces tu dispositivo de comunicación más personal se transforma en un obstáculo.

Para dejarlo a un lado mientras trabajas, elimina las notificaciones y en tu planificación del día coloca horas para revisarlo. Ahora si trabajas con el teléfono el whatapps puede ser un dolor de cabeza y para eso la aplicación tiene un modelo Business que te ayuda a mantener el control de lo leído, contestado y hasta lo puedes archivar con etiquetas que para cada categoría.

6.  Interrupciones constantes desde afuera En todas las organizaciones existen personas que sin querer andan como un virus tratando, con éxito o sin él, de desconectar a otros de su concentración en el trabajo. Así que coloca horarios para poder atender al equipo, si tienes una oficina avisa que debes entregar un trabajo y cierras la puerta para concentrarte, de lo contrario pídele ayuda a tus compañeros.

Por ultimo la motivación es la clave, así que prémiate por todo lo que haces durante la semana.

Manos a la obra

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