Guía sencilla para organizar el mes



Estamos comenzando un nuevo mes y les quiero dejar una guía sencilla para que nos organicemos y saquemos provecho de los días.


Primero lo primero

Siempre les he dicho que tener claras las prioridades es lo vital, te dejo mi método para que las definas AQUI


Despues de tener claro lo que es importante para ti, debes saber que es lo que realmente quieres conseguir en el mes. Este punto es clave, si sacaste las metas anuales, esas metas las debes dividir en metas más pequeñas, que seran los objetivos mensuales. Y de ahi partimos a trabajar.


Sino tienes clara las metas te voy a dejar una guía para que puedes generarlas y puedas tener una visión clara de lo que vas hacer.



Manos a la obra

Teniendo claro lo que es importante para ti y lo que quieres conseguir este mes comenzamos a trabajar.

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1) Vacio: debes vaciar la información del mes, eso significa llenar las fechas importante en nuestra agenda o en la app que utilizamos.

Fechas importante son: cumpleaños, actividades ya programadas como un viaje o celebracion, fechas de pago fijas... Todo lo que no se movera y necesitemos recordar.


2) Método de planificacion: Es el momento de escoger el método que quieres utilizar como Batching que te ayudara a equilibrar el trabajo con tu vida personal, la teroria de los tres ochos o si estas comenzando te recomiendo el bloking que no es más que dividir el dia por bloques de tiempo (mañana tarde o noche) y asi asignar máximo tres acciones en cada espacio.

En función a eso comenzaras a organizar tu agenda.


3) Organiza tu semana: Tener una planificación semanal es sencilla, anota las actividades fijas que tienes en tu agenda (no se lo dejes a la memoria) y si lo puedes hacer con etiquetas o colores para saber que es laboral, familiar y personal mucho mejor.

Luego anotas las actividades y reuniones en lápiz por confirmar de manera que las puedas mover, anota el tiempo que inicia y que termina, además de poner tiempos de back up entre cada reunión si es en la misma oficina de 30 minutos, si tienes que trasladarte una hora por cualquier imprevisto. Sino tienes ninguna imprevisto adelanta trabajo.


4) Premio: Vas a trabajar duro por eso es importate que te premies por todo lo que hace, además te ayudará con la motivación. Escríbelo en un sitio que lo puedas ver fácil.




El día a día es vital

Puedes tener una hermosa agenda, pero si no eres eficiente en tu día, se convierte en una perdida de tiempo, por eso quiero dejarte una de las primeras formas que use para organizarme, y la verdad regreso a ella, cuando estoy desenfocada. "Ivy Lee" que fue creado por Charles M. Schwab uno de los hombres más ricos del mundo y presidente de el mayor constructor naval del mundo y el segundo mayor productor de acero en América en 1918.


El método consiste en que al final de cada jornada laboral, escribe las seis cosas más importantes que necesitas para conseguir tus objetivos del siguiente día.  No escribas más de seis tareas a cumplir.


Luego prioriza esas seis tareas en orden de importancia. Al comenzar tu día de trabajo el día siguiente, concéntrate únicamente en la primera tarea. Trabaja en ella hasta terminarla antes de comenzar con la siguiente.


Continúa del mismo modo con el resto de las tareas. Al final del día, mueve las tareas que quedaron pendientes a una nueva lista para completar el día siguiente. Repite este proceso cada día laboral.


Sí, las emergencias y las distracciones inesperadas surgirán. Ignóralas en la medida de lo posible, lidia con ellas cuando sea necesario y vuelve a tu lista de prioridades tan pronto como puedas.


El método de Lee es similar a la regla 25-5 de Warren Buffet, el cual requiere centrarse únicamente en cinco tareas críticas e ignorar todo lo demás. Básicamente, si no te comprometes a nada, todo te distrae. El método de Lee requiere que realices una tarea a la vez. 



Adiós a los distractores

Los distractores son uno de los graves problemas que tenemos a diario en nuestro día a día, sobre todo en el trabajo, así que te dejo estas herramientas:


1. Exceso de documentos Este es el enemigo más fácil de reconocer debido a que tu escritorio siempre lo encontrarás tapizado con documentos para ser revisados. Ordénalos como, importantes, leídos, revisados o por procesar. Esto también vale para tu escritorio en tu computadora


2. Planificación escasa Si en tu vida diaria dentro de la organización donde laboras no cuentas con una lista de chequeo para actividades diarias, semanales y mensuales, estás trabajando sin dirección y enfrentas a un enemigo no te dejara fluir con tus tareas.


3. Actividades triviales Si construyes una lista de actividades que consideres triviales y al terminar el día sintiéndote agotado y que no hiciste nada. Esas trabas mínimas, aunque parezcan obligatorias, pueden frustrar cualquier proyecto importante.


4. Delegar poco Dicen que el secreto para hacer más es hacer menos pero mejor. Ese "hacer menos" significa delegar, empoderar a nuestros pares y colaboradores para que sumen en las actividades de tu día a día. Este rival se instala en tu mente y no te deja ver que existen personas que pueden hacer que tu jornada sea más productiva


5. Celular y redes sociales Hace años este enemigo no existía, lo creo la modernidad.  ¿Cuántas veces miras el celular o revisas Facebook? Tu respuesta te dirá si a veces tu dispositivo de comunicación más personal se transforma en un obstáculo.

Para dejarlo a un lado mientras trabajas, elimina las notificaciones y en tu planificación del día coloca horas para revisarlo. Ahora si trabajas con el teléfono, igual coloco horas especificas para revisar las redes y usa alarmas.


6.  Interrupciones constantes desde afuera En todas las organizaciones existen personas que sin querer andan como un virus tratando, con éxito o sin él, de desconectar a otros de su concentración en el trabajo. Así que coloca horarios para poder atender al equipo, si tienes una oficina avisa que debes entregar un trabajo y cierras la puerta para concentrarte, de lo contrario pídele ayuda a tus compañeros o ponte audifonos con música para enfocarte.


Que tengas un mes increíble

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