Cada vez te puedes sentir más agobiado (a) por trabajar desde casa o desde la oficina, y sentir que todo es un caos y que no te da tiempo de hacer todo. Resulta que hay una formula que viene del mundo de las computadora que te ayuda a realizar varias tareas de una sola vez y por ende ahorrar tiempo. Cuidado no te confundas con ser multitasking.
La técnica se llama Batching que es la práctica de acumular tareas parecidas para despacharlas todas de golpe y así evitar el costo alto de saltar entre tareas, o de esa pereza que da hacer varias cosas aburridas, que muchas veces saltamos y nos lleva al principio de la procrastinación.
En nuestro día a día, sino estamos claros de las tareas que son realmente importantes y se trabajan como tal, pero resulta que se nos suele ir el día con las pequeñas tareas repetitivas. Si comenzamos agrupar tareas podremos aprovechar más el tiempo.
Sabías que un estudio realizado por Harvard Business Review entre 1500 trabajadores de 46 países reveló que el 85% afirmó que su bienestar había disminuido y que el 55% sentía que no había sido capaz de equilibrar su vida laboral y familiar tras los confinamientos
Esta técnica fue una de las que implemente hace algunos meses para poder acortar el tiempo de tareas que consideraba que me quitaban mucho. Eso lo hacia para diferentes ámbitos de mi vida.
¿Cuáles son las tareas que puedo unir?
Lo importante del Batching es la idea de agrupar tareas parecidas y de corta duración. De esta forma puedes crear un estado de concentración y productividad para tareas que normalmente interrumpen tu día a día o que te distraen de las actividades más importantes de tu jornada.
La clave está en agrupar tareas que sean parecidas, un ejemplo perfecto son las llamadas, colocar un tiempo para llamadas es perfecto, porque sales de ellas y puedes identificar las diferentes tareas que te dejaron; el hacerlas a lo largo del día puede hacer que te desenfoques de tus otras acciones.
Otro ejemplo es el tema de contestar mail, siempre les digo que no inicien el día viendo los correos electrónicos porque harán que se inicie una agenda paralela, llena de tareas que en su mayoría no son importantes para ti.
Más tareas pueden ser hacer pagos, organizar las salidas de forma que no tengas que entrar y salir varias veces, lo que hace que sea productiva la salida.
Diferentes estilos
Sabes que cambiar de tareas que tengan diferente naturaleza requiere que el cerebro necesita entre 15 y 35 minutos para conseguir un optimo nivel de concentración para realizar una tarea lo que se traduce en que pierdes mucho tiempo simplemente por los cambios de contexto que llevas a cabo a lo largo de la jornada.
Es por eso que agrupar tareas puede funcionarte para la concentración, el rendimiento, la mejor gestión del tiempo, la procrastinación y tener la sensación de estar ocupado, aunque no hayas avanzado en ninguna tarea de verdad importante.
Ahora que ya sabes en qué consiste trabajar por lotes de tareas y qué ventajas tiene, ahora hay bloques grandes que puedes usar en Batching:
Dar servicios a tus clientes.
Responder correos electrónicos
Gestionar tus redes sociales.
Preparar contenido: pueden ser posts escritos, vídeos, podcasts, webinars o masterclasses.
Emitir facturas.
Llevar el control financiero del negocio.
Hacer llamadas
Lo importante es que definas el renglón y el tiempo de duración y el bloque del día en que lo vas a realizar. Este ultimo es importante que sea en el momento de monos interrumpían para que lo logres completes y no lo dejes a media.
En la casa
Resulta que este sistema tambien lo puedes poner en práctica en casa, personalmente lo uso en el área de la limpieza, donde uso un bloque de 30 minutos para realizar tres actividades de orden con mi método propio.
Otra cosa donde me funciona mucho es a la hora de comer, porque al planificar la comida, puedo adelantar en el desayuno el almuerzo y quizás parte de la cena, lo que hace que reduzca el tiempo en la cocina.
¿Cuéntame que actividades colocarías en bloque?