¿Cómo comenzamos a organizarnos?

Para comenzar a organizar tu vida y tu tiempo, debes entender que lo primero que debemos ordenar es nuestra cabeza, pues eso es lo que reflejamos en nuestro día a día.

No se trata de ordenar tu oficina, tu hogar, o comprar la última aplicación para organizar las actividades pendientes, sino de la capacidad de la mente para lograr un mayor orden —una perspectiva calmada, sabia, positiva y estratégica— y las habilidades que se requieren para llegar ahí.

Las habilidades para organizar tu mente se construyen en las conexiones normales del cerebro. Así que, ¿cómo empiezas a explotar tu capacidad innata de ser organizado?

1. Domina tu frenesí

Antes de que puedas centrar tu atención, necesitas hacerte cargo de tu frenesí emocional negativo (la preocupación, la ira, la tristeza, la irritabilidad). Demasiado estrés negativo afecta a tu capacidad de concentración y daña tu salud.

La buena noticia es que las mismas cosas que pueden mejorar tu salud, pueden mejorar tu capacidad para manejar el frenesí negativo: duerme bien, ejercítate, haz un ejercicio de concentración como meditación y mindfulness, camina por unos minutos sin retener tus pensamientos o elige el carril lento ocasionalmente, incluso durante algunos minutos.

2. Mantén la concentración

Ahora que tu mente está calmada, identifica una tarea, y sólo una tarea.

El cerebro no está diseñado para enfocarse en más de una cosa a la vez.

Dile a tu cerebro la intención o meta que tienes con la sesión. 

Para eso escoge un cuaderno o en el block de notas de tu celular y anota todo lo que tienes que hacer, o pensamientos que debes recordar después.

A esto le sumas que debes ayudarte a concentrarte así que apaga todos los distractores como celular, redes sociales,  teléfono interrupción en tu oficina, etc

3. Aprende a parar

El cerebro concentrado también necesita ser capaz de parar de una forma tan segura como lo hace un automóvil con unos buenos frenos frente a una señal de alto.

Entonces te recomiendo trabajar durante 45 minutos continuos y luego hacer una pausa de cinco minutos, tomarte un café, un baso de agua y volver a sentarte a trabajar.

Pensaras que esto es una perdida de tiempo, pero NO es una forma de oxigenerarte y así ser más productivo.

4. Accede a tu memoria de trabajo

Tu cerebro está diseñado para almacenar un grupo de pedazos de información en la memoria de corto plazo (conocida como “memoria de trabajo”).

Cuando tienes acceso a tu memoria de corto plazo, varios elementos entran en tu mente y te ayudan a resolver problemas, a generar nuevas ideas a comprender, y a ver nuevos patrones que te llevan a una perspectiva estratégica.

Las mismas estrategias que te permiten dominar tu frenesí, te permiten tener un mejor acceso a tu memoria de trabajo: el ejercicio, la respiración profunda o la meditación y una buena noche de sueño.

Lo más importante

Para tener un mejor acceso a tu memoria necesitas: ejercicio, respiración profunda, meditación y calidad de sueño

5. Cambia los enfoques

Esto es algo increíble, la idea es aprender a mover toda tu atención completamente a una tarea y dale tu total atención. Esta capacidad del cerebro, llamada “cambio de enfoque”, te permite dejar atrás una tarea y brincar a una nueva con un enfoque fresco y productivo.

El cambio de enfoque también se describe como agilidad o flexibilidad. A menudo nuestras ideas más creativas aparentemente surgen de la nada, cuando le damos un descanso al cerebro o estamos concentrados totalmente en otra cosa.

6. Usa una agenda

Esta es una herramienta que más allá de sentir que ordenas tu tiempo, es una forma de saber que puede ocurrir y tener espacio para los imprevistos y de esa forma no generas la ansiedad de no saber cual será tu próximo paso en el día.

Pasos para escribir una meta

Los comienzos a mi siempre me emocionan, por ende aterrizar mis sueños en metas que pueda cumplir es mi parte favorita. Así que este articulo es para que aprendas a crear tu propia meta, basado en un sistema que se llama SMART, pero con adicionales que a lo largo de mi carrera me han funcionado.

Lo primero que debemos hacer es escribir (sin filtrar nada)una lista de cosas que quieres lograr; es importante entender que todo esta bien, si para ti esta bien. Después de que tengas la listas, concéntrate en sentir y léela en voz alta, ve puntuando del uno al cinco cada una y de ahí podrás sacar las 4 primeras (que son las que obtuvieron mayor puntaje). 

Y hazte la siguiente pregunta con las cuatro designadas de la lista anterior:  ¿Qué es lo que realmente deseas lograr? ¿Si es tan importante para ti, como es que no lo estas viviendo ahora?

Esas respuestas te permitirán saber si esas cuatro metas son las que realmente deseas cumplir. Pero además debes saber si:

  • Tienen una visión de su futuro y un por qué

  • Reconocen tu propio potencial 

  • Esta acorde con tu propósito 

  • Te incluye solo a ti: esto es clave porque no puedes generar una meta donde tengas que depender por acciones de otros.

 

Los puntos anteriores son tan importante porque serán la fuerza que tendrá la meta para que trabajes para cumplirla. 

Ahora viene el proceso de escribirla, y les cuento que no se salten este punto porque hay estudios científicos que comprueban que las personas que no escriben sus metas, no las cumplen.

Así que para escribirlas debes tomar en cuenta:

Qué sea real y que dependa 100 por ciento de ti

Específica: entre mas detallada sea es mejor

Medibles: como sabes que lo lograste

Cuantificables: este punto es importante hablar de cifras para hacerlo más tangible

Determinar el tiempo 

Ahora a ese texto le agrego el por que la quiero cumplir, lo que se traduce en la gasolina del carro para que llegue al destino que deseas. Pero además debes escribirlas en positivo.

Es sencillo, tomate tu tiempo para escribirlas, causara un efecto positivo en ti.

Como usar mi agenda

Organizarse no debe ser un drama, lo que si debemos tener claro es que hay que recurrir a una serie de herramientas que nos ayudaran a tener más calidad de vida, además de apoyarnos con tener más habito.  Y la lista la encabeza las agendas 

La puedes usar en papel –como yo que amo escribir-  digital o por alguna aplicación. Lo importante es que sigas estos pasos que te ayudaran a que su uso sea más eficiente.

 

¡Manos a la obra! 

Los pasos para usarla son sencillos, pero antes te quiero dar mi #amatips y es sencillo, ten claro para que quieres usar la agenda, eso será clave para que no comiences a llenarla de colores y de listas o peor la uses de cuaderno de reuniones; sino que sea para que saber tus tiempos libres, o para organizar hacer tal proyecto, para no estar tan estresada o para ser más productiva.

Para llenarla sigue los siguientes pasos: 

•    Comienza con los ítems que tienes fijos como buscar a tu hijo al cole o la clase de idioma que tienes todos los martes.

•    Usa colores o resaltadores en función a tu área de vida como familia, hijos, trabajo, vida personal. Eso te servirá después para evaluar si llevan un equilibrio en tu vida, además de que sirve para buscar información de manera rápida.

•    Entre cada actividad que agendas coloca un espacio de 30 minutos a una hora, por si ocurre algún imprevisto

•    La forma correcta de llenar una agenda para que sea realmente productiva es comenzar por tus prioridades, de esa forma será mas fácil tomar decisiones si tienes demasiados imprevistos.

•    Chequéala toda las noches y llévala contigo; es por eso muchas personas usan App para llevar su programación.

 

El tema importante esta en generar el habito para llenar tu agenda todos los días y los mas importante CUMPLIRLA. Pero también recuerda que es vital colocar un tiempo para ti como para tu familia ,también debes pensar en dejar tiempos libres que al final serán los  más increíbles

Trabajar desde casa requiere disciplina

El hecho de tomar la decisión de trabajar en casa, requiere una organización importante y mucha disciplina, pues de lo contrario se vuelve un caos, lo que repercute en el estrés, la ansiedad, el cansancio y la frustración de la madre.

Si vives solo es más fácil poder acomodarse a una rutina de trabajo, pero cuando tu familia entra y sale de casa, tiene horarios diferentes, es indispensable que encuentres junto a ellos la mejor manera de que te ayuden y te impulsen en tu empleo.

En primer lugar se debe tener como prioridad la utilización del tiempo (En mi blog encuentras un articulo para esto). La mayoría de las personas que trabajan desde su casa no saben administrar de forma correcta los horarios, y eso conlleva a estar pendientes de sus tareas casi las 24 horas del día. Sí, por más raro que parezca, es mucho más difícil desprenderse de las tareas de oficina justamente cuando se trabaja a distancia.

Lo segundo que debes  evaluar es la disciplina y poder organizativo que poseas. Esto se debe a que ciertas personalidades necesitan que otros (los jefes o encargados de área) les faciliten la rutina, porque cuando lo quieren hacer por ellas mismas se saturan o bien caen en errores de cálculo en lo referente a carga horaria, entregas, prioridades, etc.

* Reconoce qué partes de tu trabajo puedes hacer en periodos de tiempo cortos, y hazlas mientras el bebé hace una siesta, o está entretenido en el columpio. Pon al lado de tu mesa o escritorio algunos de sus juguetes favoritos para contestar un email o escribir el borrador de una carta. 

* Cuando estés trabajando, no te distraigas con quehaceres domésticos. Para eso puedes diseñar un plan de limpieza diario que te evite grandes jornadas

Lo cierto es que la modalidad de trabajo desde casa es efectiva y exitosa si se logra realizar un balance perfecto entre la vida laboral y personal.

¿Cómo hacer?

Para que puedas trabajar desde casa, te dejo varios tips:

1. Decora y aduéñate de tu lugar de trabajo.

Es de suma importancia que previo a comenzar a trabajar bajo esta modalidad pienses en el lugar ideal para llevarla a cabo todos los días. No es necesario invertir todos tus ingresos en decorar tu hogar para tener tu propia oficina, pero sí es indispensable que encuentres un ambiente separado del resto de la familia donde puedas enfocarte, pensar, recibir o realizar llamadas y elaborar todas tus actividades.

2. Define un orden y rutina laboral.

Tienes la flexibilidad de trabajar en horario cortado, fuera del típico “8 a 1 y de 2 a 5”, puedes hacerlo muy temprano en la mañana o promediando la noche. Pero siempre debes procurar encontrar una jornada de trabajo ideal y luego cumplirla al pie de la letra. Para crearla recuerda lo que te comente en un principio de cuál es tu horario más productivo del día. Y en base a eso planifica.

En lo concerniente a objetivos prefijados, lo mejor es llevar un orden de prioridades y tareas a cumplir estableciendo cuánto tiempo le dedicarás a cada acción y de qué manera lo llevarás a cabo.

Tienes que saber adaptarte a las circunstancias y ser capaz de encontrar el mejor momento para hacer cada tarea.

3. No trabajes full time

La oficina nos permite entre otras cosas realizar un corte mental, si bien cruzamos la puerta de salida. Ahora, cuando trabajas desde tu casa ese quiebre en donde tu cabeza se activa para disfrutar de los amigos, el gimnasio, estudio o hobbies se vuelve difuso y en muchas oportunidades prácticamente es nulo.

A la larga, estar siempre alerta al sonido del celular, a un mail de último momento, o a adelantar una tarea que tiene fecha límite en una semana por las dudas no llegues a tiempo, te causarán estrés, ansiedad y sensación de agobio.

Por el contrario, el equilibrio y las actividades placenteras te darán esa dosis de energía que necesitas para encarar cada problema laboral como un desafío y cada labor rutinaria como una oportunidad de destacar. De esta manera, no sólo serás más productivo en tu empleo sino más pleno en toda tu vida.

4. Establece tus propias metas e incentivos.

Es muy fácil perderse en las tareas cotidianas, cuando menos te das cuenta es fin de año o alguna fecha significativa y llegas a la conclusión de que las riendas de tu presente laboral se han llevado solas sin que tú hayas podido elegir y dirigir tu esfuerzo.

Es por eso que es vital que puedas pautar con tus empleadores metas de trabajo con objetivos a mediano y largo plazo para que te motiven en el crecimiento de tu carrera y eviten un estancamiento.

Unos detalles que debes chequear

Planea tus comidas semanales de antemano, cocina doble y congela la mitad para otro día. 

* Evita las interrupciones que no sean por emergencias

* Diles a tus amigos cuál es tu horario de trabajo para que no te llamen a esas horas. 

* Si recibes una llamada personal en tu horario de trabajo, ofrécete a volver a llamar a la persona que te llamó cuando acabes tu trabajo. 

* Si no puedes poner una línea de teléfono independiente para tu negocio, usa el teléfono móvil para tu trabajo y, durante tu horario laboral, permite que la máquina contestadora recoja las llamadas al teléfono de la casa.

                                           Método quick Wins

 

 

Les quiero presentar un método de organización  que se basa en listas, teniendo como clave que dichas acciones deben dejar ganancias rápidas (Quick Wins), lo que te mantener motivado por los logros.

 

Mayormente se usa en proyectos a largo plazo, se hacen listas que pueden implementarse rápidamente al ser de menor complejidad. Popularmente, también son conocidas como “los mangos bajitos”, refiriéndose a que son los frutos que primero están al alcance.

 

En mi caso estoy usando Quick Wins para alcanzar las metas mas pequeñitas; que salen de una meta gigante y se divide en metas pequeñas. Es ahí donde me funciona.

 

El ejemplo mas sencillo de Quick Wins son las listas de espera, que se traduce en tranquilidad y sensación de control de tu tiempo, pues sabes cuanto te falta para que te atiendan.

¿Cómo hacer?

La manera de llevarlo a la practica es realizar una lista de las acciones que tengan resultado al corto plazo.

Mi recomendación en la oficina es que hagas una lista de lo que te toca hacer en la semana, las cosas que haz delegado o todas de las actividades que te llevaran a cumplir tu meta y la chequeas a diario; si hay cosas que todavía no están hechas, tendrás que tomar una decisión: ¿Vas a pedir una respuesta o puedes esperar otra semana más?

Intenta mantener esta lista durante al menos un mes para mirar si puedes notar el efecto del quick wins.

 

En casa

Ahora en casa la uso para hacer acciones concretas en la semana mayormente en las actividades de organizar la casa, o en casos especiales como que mi hijo pequeño tenia una exposición de ingles y debía llevar una lamina, aprenderse lo que iba a decir y teníamos que armar 21 globos y armarlos como un puerquito. 

Mi lista fue: 

Comprar los globos, el papel lustrillo rosado, los palos de los globos, cartulinas

Escribirle la exposición y practicarla a diario mínimo dos veces

Armar la lamina

Cortar las narices del puerquito

Inflar, pegar la nariz y poner en le palo

De esa forma seguí los pasos, salió muy rápido y no se me olvido nada.

En los adolescentes este sistema es genial porque a ellos les gusta ver premios muy rápido, y esto se lo permite y los mantiene motivados.

 

Así que te invito a practicarlo

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

La ley de Pareto nos hace más productivos

La ley de Pareto, también conocida como regla 80/20 es aquella que establece que el 20% del esfuerzo genera el 80% de los resultados. Esto es aplicable tanto de forma general como para un gran número de fenómenos. Otra forma de entender el principio de Pareto es que el 80% de las consecuencias proviene del 20% de las causas.

 

Conocer la definición de la ley de Pareto y aplicarla se resumen en centrarnos en las cosas que de verdad importan. Que se traducen en que existen ciertas acciones que son capaces de dar mayores satisfacciones con menores esfuerzos.

 

Para ello es necesario identificar esta relación y con ello priorizar las tareas por resultado y estimar cuál es el esfuerzo que conlleva. Hay que identificar lo que es importante, de lo que no lo es, y lo que nos acerca de las metas  marcado invirtiendo poco esfuerzo y tiempo.

 

Para saber que es prioridad https://www.amaperaza.com/blog/como-es-eso-de-prioridades

 

 

Ahora hay ciertos beneficios que nos da esta ley como, ayuda a priorizar las tareas más importantes, evita procrastinar ésas tareas más importantes, concentra tu esfuerzopor ende disminuye la ansiedad por terminar todas tus tareas ya que sólo un 20% son las realmente importantes.

Pero a su vez evita perder tiempo al perfeccionista con detalles superfluos, te ayuda a tomar decisiones el día que tengas que decirle no a un cliente o quitar de producción un producto.

En el día a día

La teoría suena genial, pero lo más importante es que aterricemos el conocimiento para poder aplicarlo en nuestra vida diaria y la primera forma es conociendo tu cuerpo y detectando donde eres más productivo.

Y según estudios del profesor Jeffrey J. Mcdonnell, de la Universidad de Saskatchewan, Canadá, detalla que la primera hora del día es de las más productivas y que en su experiencia resultan además de las más importantes.

 

Este momento del día, él lo denomina “1 hour workday” es decir el “día laboral de una hora” y no es que se refiera a que solo trabajes una hora al día, sino a que la primera hora del día puedes realizar un trabajo realmente productivo y que importe.

 

Entre las acciones que puedes hacer durante la hora más productiva están aquellas actividades en las que requieras planeación, creatividad, innovación. Por ejemplo, desarrollar una nueva línea de producción, innovar en un producto o servicio, planear un nuevo negocio, o cualquier otra actividad que requiera reflexión.

El secreto está en que cuando se inicia una rutina a muy temprana hora las distracciones que normalmente se producen en el trabajo no se presentan como revisar e-mails, notificaciones de redes sociales, chatear en el WhatsApp o atender otras situaciones de este tipo.

Los beneficios de integrar la rutina de levantarse temprano y dedicar la primera hora a las tareas, ayuda a desahogar la presión durante el día, pues se ha adelantado o realizado tareas realmente prioritarias y cruciales para alcanzar el éxito de otras tareas o de la empresa misma.

Otros beneficios que tienen que ver con aprovechar esta hora más productiva están el desarrollo de ideas frescas y creativas que son más difícil de generar a otras horas del día.

Ahora hay personas que tienen como horario productivo la nochepor eso hay estudios que  muestran que las personas con hábitos nocturnos nacieron así – es una característica genética y biológica. Por eso, hacerle caso a tu reloj interno puede ser una excelente opción, siempre y cuando no tengas horarios rígidos de trabajo y puedas despertar más tarde al día siguiente, o si el hecho de dormir menos no afecta tu rendimiento y nivel de energía. 

Cuando tengas identificado tu horario, tienes que reservarlo en tu calendario para ti. Para ello tendrás que tomar estas 2 o 3 horas del día única y exclusivamente para ti. No debes estar disponible para nadie en estas horas porque es en este momento que te dedicarás a las tareas que tienes que hacer. El único foco que tendrás será el trabajo a realizar.

¿La actividad es igual a la productividad?

Por un lado, cuando vemos que una persona se esfuerza o «sufre» mucho en una actividad tenemos a pensar que es una buena persona, trabajadora o muy enfocada. Y, por otro lado, cuando vemos a una persona que no sufre de estrés, que está tranquila y feliz pensamos que es floja, que no le interesa el trabajo o no está comprometida.

Entender que lo que buscamos realmente es la productividad y no la actividad es básico porque nos permitirá asimilar los siguientes conceptos que veremos y no solo nos permitirá alcanzar nuestros objetivos más rápido si no aprender a disfrutar el proceso y a librarnos del estrés innecesario.

#Amatips para ser más productivo

1. Enfócate en el objetivo en lugar del procedimiento.

Cuando pensamos en todo lo que tenemos que hacer para lograr algo solemos sentir estrés y confusión, incluso frustración. Por eso la meta la subdivido lo necesario para que se conviertan en mis pasos a corto plazo

Chequea como generar metas en wwwamaperaza.com

2. Tómate pequeños descansos frecuentemente.

Cuando creas que tienes menos tiempo para descansar, entonces ese es el momento que más necesitas descansar. Se ha comprobado que la productividad aumenta significativamente si tomas descansos de entre 15 y 20 minutos cada 2 horas de trabajo.

Si haces esto tu mente se despejará, estará libre de estrés y te permitirá enfocarte mejor y, por ende, ser más productivo. La idea es tomar estos minutos de descanso para estirarte, respirar, relajarte, hidratarte o simplemente no pensar en nada.

3. Envía emails con objetivos específicos que no requieran respuestas constantes.

Si un correo va y viene más de 4 veces es mejor que tomes el teléfono y llegues a un acuerdo en una conversación telefónica de dos minutos. La próxima vez que envíes un correo electrónico recuerda ser específico en el objetivo del mismo y recuerda dar indicaciones específicas sobre qué debe hacer la otra persona en cada situación.

No dejes abierta la conversación para que siga respondiendo el correo, agradece de antemano y anticípate a lo que la otra persona podría necesitar y dáselo para que no tenga que pedírtelo luego.

4. Designa tiempos específicos durante el día para tareas repetitivas.

Si realizas tareas repetitivas a lo largo del día es mejor que designes tiempos específicos durante el día para que no te distraigan en medio de una operación importante.

Por ejemplo, podrías designar horas específicas en las cuales revisarás tu correo electrónico, tu celular o la red social de tu preferencia. Eso te permitirá enfocarte de mejor manera en lo que más importa para ti.

5. Aprende a desenfocarte de las cosas que no te acercan a tu objetivo.

Saber desenfocarse es tan importante como saber enfocarse. De nada sirve que nos sepamos enfocar en una tarea si cuando terminemos de hacerla y es momento de empezar otra no podemos desenfocarnos de ella para ponerle nuestro enfoque a la nueva tarea.

Si estamos en el trabajo debemos enfocarnos en el trabajo, si estamos en la casa con la familia debemos enfocarnos en la familia. Si queremos ser más productivos entonces debemos dejar de pensar en otras cosas mientras realizamos una tarea o actividad importante para nosotros.

Ideas de vida

Tomando en cuenta todo esto, estas son algunas ideas para incorporar al óptimo de Pareto en la vida diaria. Son alternativas muy curiosas y simples pero que pueden generar una serie de cambios interesantes.

* Para el aprendizaje de una materia: Plantéate que para aprender se necesita invertir el 20% de esfuerzo para obtener el 80% del resultado. Entonces analiza si la materia seleccionada para el estudio realmente recompensa el esfuerzo considerable que se necesita para dominarla.

 

En el ahorro: Puede que en lugar de ahorrar recortando gastos pequeños de aquí y allá diarios lo que necesites sea centrarte en el 20% de acciones capaces de hacerte obtener el 80% de tu ahorro. ¿Pagas $100 al mes por un gimnasio al que vas 1 o 2 veces a la semana? Quizás sea mejor entrenar en casa.

 

 

En la ganancia de ingresos: Tampoco tiene sentido el dedicarse de una manera intensa a aquello que no genere buen dinero. Al contrario, lo mejor será dedicar tu esfuerzo al 20% de las actividades que produzcan el 80% del beneficio e ir despojándote de las actividades que no te reportan tantas ganancias. Así aumentará tu calidad de vida.

  1. En las relaciones personales: Aquí resulta una conclusión muy interesante, la cual recae en que inclusive cuando se trata de una relación de pareja el 20% de tus esfuerzos produzca el 80% de los resultados ¿Cómo? Existen detalles que en la cotidianidad pasan desapercibidos y seria importante recuperarlos

 

  1. En las tareas diarias: Cuando haces una lista, lo más probable es que te dediques a invertir la misma cantidad de esfuerzo en todas las tareas de la misma. Pero esto no es productivo, porque hay tareas de más importancia y productividad que otras, a las que por defecto sí se le deben invertir más minutos. ¡Ordena tus tareas por importancia ante de empezar!

 

 

  1. En los problemas cotidianos: Ten en cuenta que el 20% de los problemas nos producen el 80% de los dolores de cabeza. Al momento de tener que resolver estos, enfócate en aquellos que son realmente perjudiciales para ti, y enfócate en la solución de estos primero.

 

  1. En los consejos de vida: Donde quiera que leas: libros, blogs, redes sociales, etc. Encontrarás un número enorme de consejos de vida. No puedes aplicar todo lo que lees en tu vida diaria, por lo que escoge entre los consejos más beneficiosos para tu vida. Aquellos tips que te darán el 80% del resultado.